Executive Assistant / Head of HR (m/w/d)

Damit unser Wachstum nicht nur kreativ, sondern auch strukturell und organisatorisch auf höchstem Niveau skaliert, suchen wir eine Executive Assistant / Head of HR, die als integraler Bestandteil unseres Leadership-Teams agiert.

In dieser Rolle übernimmst du echte unternehmerische Verantwortung: Du gestaltest aktiv unsere internen Strukturen, entwickelst unsere HR-Strategie weiter und sorgst dafür, dass wir nicht nur die besten Talente gewinnen, sondern auch langfristig binden und entwickeln.

Du arbeitest eng mit dem CEO zusammen, fungierst als Sparringspartner auf Augenhöhe und bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und operativen Prozessen.

Aufgaben

Your daily business: Ownership statt Abarbeiten

• Du konzipierst und verantwortest ein skalierbares Onboarding-Erlebnis, das neue Teammitglieder nicht nur integriert, sondern von Tag 1 auf Performance-Level bringt
• Du steuerst das gesamte Recruiting end-to-end – von der Bedarfsdefinition über Interviews bis zur Entscheidung – mit dem klaren Ziel, A-Player zu gewinnen
• Du übernimmst Ownership für alle HR-relevanten Prozesse und Strukturen: Verträge, Vergütungsthemen sowie die enge Abstimmung mit Finance und externer Steuerberatung
• Du entwickelst und optimierst unsere People- und Organisationsprozesse kontinuierlich weiter – datenbasiert, effizient und skalierbar
• Du stellst sicher, dass unser Office und unsere internen Abläufe reibungslos, professionell und strukturiert funktionieren – vor Ort wie remote
• Du bist strategische Anlaufstelle für das Team: nahbar, lösungsorientiert und gleichzeitig klar in deiner Rolle
• Du arbeitest eng mit dem CEO zusammen, priorisierst Themen, denkst voraus und hältst operativ wie strategisch den Rücken frei
• Du strukturierst und orchestrierst Meetings, Entscheidungsprozesse und interne Kommunikation, sodass Geschwindigkeit und Klarheit entstehen
• Du verantwortest die vorbereitende Buchhaltung und administrative Finanzprozesse als Schnittstelle zu Finance
• Du bringst Ordnung und System in zentrale Themen wie Arbeitsrecht, Datenschutz, Arbeitsschutz, Karriereseite und interne Richtlinien
• Du planst und steuerst Team-Events, Offsites und Retreats – nicht nur organisatorisch, sondern auch mit Blick auf Kultur, Zusammenhalt und Performance

Qualifikation

Was du mitbringst

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation – entscheidend ist für uns dein unternehmerisches Denken und deine Umsetzungskraft
• Mehrjährige Erfahrung in einer Rolle mit echter Verantwortung (z. B. Executive Assistant auf C-Level, Operations, People & Culture, HR oder Chief of Staff) – idealerweise in einem dynamischen, wachstumsstarken Umfeld
• Du hast bereits Strukturen aufgebaut oder skaliert, nicht nur verwaltet
• Stark ausgeprägte Ownership-Mentalität: Du siehst Themen, bevor sie entstehen, und löst sie, bevor sie zum Problem werden
• Exzellente organisatorische und konzeptionelle Fähigkeiten kombiniert mit einer sehr hohen Umsetzungsstärke
• Klare, souveräne Kommunikation auf allen Ebenen – vom Team bis zur Geschäftsführung
• Fundierte Erfahrung im Umgang mit HR-Themen und arbeitsrechtlichen Fragestellungen (z. B. Verträge, Abmahnungen, Kündigungen)
• Sicherer Umgang mit modernen Tools (z. B. Google Workspace, Notion, Slack etc.) sowie die Fähigkeit, Systeme und Prozesse sinnvoll aufzusetzen und weiterzuentwickeln
• Gutes Verständnis für skalierende Organisationen, idealerweise ergänzt durch Einblicke in Recruiting, Performance Management und Kulturentwicklung
• Hohes Maß an Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit – du arbeitest eng mit sensiblen Themen und auf Leadership-Level
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

Warum talenthafen?

• Ein starkes, unterstützendes Team, das gemeinsam ambitionierte Ziele verfolgt
• Gutes Gehalt und ein klarer Karriereplan
• Ein Umfeld, in dem Lernen, Feedback und Weiterentwicklung wirklich gelebt werden
• Sehr spannende und bekannte Kunden wie Lorenz Bahlsen, ZF, UKE, McDonald’s, BoConcept u. v. m.
• Ein modernes, neues Office in Hamburg-Bahrenfeld – kreativ & professionell zugleich
• Strukturierte Einarbeitung & ehrliches Mentoring
• Offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege

Das bekommst du on top

• 500 € Gesundheitsbudget oder Zuschuss zum Wellpass
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• 50€ monatlich für deine Altersvorsorge
• MacBook – auch zur privaten Nutzung
• Regelmäßige Grill- & Teamabende (alle 2 Monate)
• Raum, um dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln ..und alles, was halt dazu gehört (Obstkorb & Co)

Klingt nach dem nächsten Schritt für dich?

Bring gemeinsam mit talenthafen den Recruiting-Markt in DACH aufs nächste Level - wir freuen uns auf deine Bewerbung oder deine direkte Nachricht.